- 退職はメールで済ませてすぐに会社を辞めたい
- でも、メールで退職を伝えた時の万が一のトラブルが怖い
と悩んでいる方へ向けて、メールで退職を伝える伝え方・例文と伝える際に退職トラブルのリスクを押さえるための注意点を解説しています。
退職をメールで済ますのはアリ
退職の申し出をメールで済ますことは出来ます。民法第627条より辞める際は解約の申し出（退職の申し出）が必要になりますが、申し出る手段・方法は定められていないため退職の意思をメールで済ますことも認められます。
ただし、社会人マナーという観点では直接会って伝えた方が良いため、どうしても会うことが出来ずメールで伝えるしかない場合を除いてはメールで退職を済ますのは避けた方が良いでしょう。
退職メールで済ます際の例文・切り出し方
件名：退職のご報告
〇〇部長
お疲れ様です。△△です。
メールでの連絡が失礼なことは承知の上ですが、一身上の都合により○月末をもちまして退職します。
今まで至らぬ自分を育てていただき、本当にありがとうございました。
メールで伝えることができるとはいえ、突然退職メールを送り即日辞める旨を伝えると一方的な文章になってしまいます。
そのため、後述する「退職の切り出し方はメールをアポをとってから」を参考に退職を伝える前にまずは相談メール、続けて退職確定メールという順番で退職メールを送る方が良いでしょう。
退職をメールで伝えることは法的に成立する
退職を伝える書式・様式に決まりはないので仕事を辞めるとメールで伝えることは法的に成立します。
退職する意思を伝えてから14日が経過すると民法第627条より退職が成立します。
鬱や適応障害なら対面しない方が良い
職場環境が影響してうつや適応障害などになってしまった場合、その原因となった職場の方と連絡を取ることは出来ません。この場合、ご自身の身の安全を守るためもメールによる非対面でのやりとりを行ってください。
精神的な問題で辞める際の伝え方について詳しくは以下の記事もご参考になさってください。
理由別、退職したい時に使えるメール例文
適応障害で退職のメールを送る場合
【メール例文】
件名：退職のご報告
〇〇部長
お疲れ様です。△△です。
メールでの連絡が失礼なことは承知の上ですが、
○月末をもちまして退職させてください。
○月〇日に心療内科を受信し、適応障害と診断されました。
主治医である○○医師からは
「業務ストレスが原因で抑うつ状態になったものと考えられる。
診断は適応障害で、治療のために自宅療養が必要である」との指示を受け、
ドクターストップがかかり診断書を発行していただきました。
日ごろお世話になっていた〇〇部長には申し訳ないのですが、
医師の診断書に従って自宅療養をすべく会社を辞めさせていただきたいと思っております。
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、ご理解よろしくお願いします。
- 適応障害としして診断書が出され、ドクターストップがかかった
- 原因が会社にあるので出社が出来ず退職する
それぞれの退職理由を明記してメールを送りましょう。
うつ病で退職のメールを送る際の例文
【メール例文】
件名：退職のご報告
〇〇部長
お疲れ様です。△△です。
メールでの連絡が失礼なことは承知の上ですが、
○月末をもちまして退職させてください。
突然のことで大変申し訳ありませんが、
精神的に限界がきてしまい心療内科でうつ病と診断され、
ドクターストップがかかり診断書を発行していただきました。
そのため、大変身勝手ではありますが、
○月末をもちまして退職させていただきたく考えております。
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、ご理解よろしくお願いします。
原則としては適応障害の時と同じように
- うつ病として診断書が出され、ドクターストップがかかった
と理由を明記してメールを送りましょう。
なお、適応障害やうつ病と伝えることが難しい時は退職理由を「一身上の都合」としてください。
体調不良でそのまま退職する際に送るメールの場合
体調不良の具体的な詳細を記述することなく、一身上の都合と伝えていただいて問題ありません。
体調不良で辞める際の例文
【メール例文】
このたび、一身上の都合により、
来たる令和〇年〇月〇日をもって、
退職いたします。
令和〇年×月×日
□□事業部△△課
○○○○（※ご自分のお名前）
株式会社○○（※退職する会社の正式名称）
代表取締役社長 ○○○○（※代表者名（社長）を明記）
体調不良で会社を会社を辞める際は以下もご参考になさってください。
上司に伝える無難な退職メール例文
【メール例文】
件名：退職のご挨拶
〇〇部長
お疲れ様です。△△です。
私事で大変恐れ入りますが、一身上の都合により○月末をもちまして退職することになりました。
〇〇部長には何かとお世話になり、誠にありがとうございました。
後任は〇〇が務めさせていただきます。
〇〇部長のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
これまで、本当にありがとうございました。
- 上司に感謝の旨を伝える
- 退職する旨を期日と共に明記する
- 余計なことは言わない
以上を踏まえたメールを構成します。
病気やけがなどがない・それ以外の理由、という時は無難なメールを用意しても良いでしょう。
辞めたいとメールでバイト先に伝える場合
【メール例文】
件名：退職のご相談 （名前）
○○店長、お疲れ様です。アルバイトの○○○○（本人名）です。
お忙しい中、申し訳ありません。
一身上の都合により来月○月×日で退職させて頂きたいと考えております。
今までお世話になりまして、本当にありがとうございました。
本来であれば直接ご報告すべきですが、
お会いする機会がなかなかなかったためメールでご連絡致しました。
つきましては、退職日や手続き等のご相談をするお時間を頂けますと幸いです。
以上、何卒よろしくお願いいたします。
○○○○（本人のフルネーム）
バイト先にメールで辞めることを伝える場合も同様に、マナーとしては直接伝えた方が好ましいです。
そのため、メールでの退職連絡はどうしても会うことが出来ない事情があるときに限った手段としましょう。
いずれの場合にせよ、いきなり「辞めます」と伝えるのではなく、後述する「退職の切り出し方はメールをアポをとってから」を元に『退職メールのアポイント→正式な退職メール』という手順を踏んだ方が相手からの心証も良くスムーズにやり取りが進みます。
メールで退職を伝える方法と退職時の注意点
退職の切り出し方はメールをアポをとってから
- STEP1退職のアポイントメールを作成まずはアポイントから。
- STEP2直属の上司に送信する人事部等ではなく直属の上司へ
- STEP3上司からの返事を元に正式な退職メールを作成・送信正式な退職メールはこのタイミング
正式な退職メールを送る前に必ず上司に退職のアポイントメールを入れてください。
「退職の切り出し方、メールでアポを取る際の例文と注意点」でもお伝えしたように、伝え方問わず辞める際は事前に退職のアポをとるのが一般的なマナーとなります。
まずは上司に退職を伝える
退職は上司に伝えてください。人事部や上司の更に上の上司などではなく、一番最初に伝えるのは直属の上司となります。
退職メールは突然送らない方が良い
突然、一方的に退職を申し出てしまうと相手の心証を損ねるためトラブルの原因となります。
辞める際、必要以上に敵を作ると辞めにくくなるだけですので、円滑に辞めるためにもアポイントメールを入れてください。
【退職のアポイントメール文章例】
件名：退職のご相談
〇〇部長
お疲れ様です。△△です。
突然ですが、実は〇月をめどの退職を考えております。
本来であれば直接お会いしてお話すべきことですが
体調不良により出社が難しく、メールという形でご連絡させていただきました。
こちらの都合で大変申し訳ございませんが、
今後についてメールにてご相談させていただければ幸いです。
退職願のメールでの辞める理由は一身上の都合にする
メールで退職理由を伝える際は「一身上の都合」がおすすめ。
正直に言うと引き止められる可能性があるだけでなく、退職の原因が上司や社内の人間関係の場合、心証を損ない退職処理に影響が出来可能性があるためです。
そのため、正直に言うよりも一身上の都合で通した方が余計なトラブルは起こりにくくなります。
メールの履歴を残しておく
退職は解約の申し出を証拠として残しておく必要があります。
あとで言った・言わないトラブルを避けるためにも、伝えた内容を証明するものが必要になるためです。
よって、送信したメール履歴は必ず保存して残しておきましょう。
損害賠償を請求される可能性
（賠償予定の禁止）
労働基準法第16条
第十六条 使用者は、労働契約の不履行について違約金を定め、又は損害賠償額を予定する契約をしてはならない。
原則として退職時に損害賠償を前提とした雇用契約を結ぶことは禁じられているので、辞めたことに対して損害賠償が生まれることはありません。
損害賠償は長期の無断欠勤によるバックレや、客観的に見て明らかに会社側に迷惑を掛けることが立証できる際に検討されますが、メールで退職を伝えること自体に違法性はなく、会社側に迷惑を掛けたと客観的に認められる要素も無いので基本的に心配する必要はありません。
辞めた後にすべきこと
退職後は失業手当の申請や年金の切り替えなどが発生しますが書類が無ければ対応できません。
- 雇用保険被保険者証
- 源泉徴収票
- 離職票
- 扶養控除等（異動）申告書
- 健康保険被扶養者（異動）届
など、退職に必要な書類を受け取れているか？を確認しましょう。
給付金の申請
退職後は当面の生活費対策として失業手当をハローワークで申請することが多いですが、もしそれだけでは心もとないと思った際は国が支援する失業者向けの「社会保険給付金制度」にも申請しておきましょう。
失業手当は通常3ヶ月しか受け取ることが出来ませんが、給付金であれば最大28ヶ月も給付してもらえる可能性があります。
以下の条件に該当する方であれば給付金対象となります。
【条件】
- 社会保険に1年以上加入している
- 退職日まで2週間以上ある
- 次の転職先が決まっていない
- 20歳以上
- 当面の生活費を心配したくない
- 次の転職先は腰を据えて吟味して決めたい
という方で、少しでも自分が該当しそうと思えたら時は金銭的な不安を無くすためにも必ず申請しておきましょう。
直接会わずに退職する方法
1.法に基づき退職
第六百二十七条 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
民法第627条
民法第627条より退職は法で定められた労働者の権利であり、会社側には労働者の退職を拒否する権限はありません。
最短で退職の2週間前から辞める旨を申告しておけば退職が成立します。
雇用先によっては特殊な雇用契約書を結んでいる・特殊な就業規則になっている、などの可能性もありますが就業規則よりも法律が優先されますので、退職の意思を伝えれば必ず退職が成立します。
そのため、
- どうしても今の職場を辞めさせてもらえない
- でも、どうしても辞めたい
というご状況であれば法に則って退職届を提出して辞めてしまいましょう。
郵送で送る場合
退職届は民法第627条の「解約の申入」を証明するためのもの。受理されない場合は解約の申入が証明できずに辞めることが出来ません。
そのため、直接渡すのが難しい時は
- 配達記録付き内容証明郵便で退職届を郵送
という手段をとりましょう。
内容証明郵便なので相手側（会社側に）届いて書類を受け取ったことが証明出来ます。
退職の意思を伝えたことが証拠として残せれば仮に会社がNOと言っても法的に退職処理が成立します。よって、民法に従い解約の申入れの日から2週間経過すると退職が成立しますので、それ以降は会社に行く必要はありません。
2.どうしてもの際は退職代行に相談する
- 直接会って伝えるのは難しい
- でも、どうしても会社を辞めたい
という方は労働組合が運営する退職代行サービスを利用して辞めてしまいましょう。
確実に退職が成立します。
退職代行はお手持ちのスマホから電話やLINE（メールでも可）で申込み相談が可能、希望があれば即日から代行業者が動き出してくれます。
代行業者が動き出した瞬間から職場に行くことも連絡する必要も無くなるので、早ければ相談した即日から会社に行かなくても良い状態になれます。（＝実質的な即日退職）
退職代行の具体的なメリットとしては、
- 確実に退職が成立する
- 法律に則って退職処理するので法的なトラブルがない
- 自分で対応する必要が無いので退職にまつわるストレスが無い
- 未払いや有給消化も代わりに交渉してもらえる
などがあるので、あなたが代行サービスに支払う代金以上の利用メリットがあります。
そのため、あなたが
- 会社に行かないまま辞めたい
- どうしても辞めさせてくれない
- でも、どうしても辞めたい
という状況であれば労働組合が運営する退職代行サービスの活用をおすすめします。
まとめ
辞めること自体は法で定められた労働者の権利なので何も問題はありません。
注意すべきは「辞め方」です。後でトラブルが起こらないようにメールの文章表現に注意して退職を伝えましょう。
それが難しい・不安と感じるなら労働組合による退職代行サービスに相談し、代わりにトラブルの起こらない正規の方法で退職処理をしてもらってください。