仕事が多すぎて全てをこなすことが出来ない時の対処法について解説します。
仕事が多すぎるのでこなせないと悩み退職を検討し始めた時の対処方法
業務量が多すぎるのでこなすことが出来ない時に知っておきたいのは「完ぺきは無理」と割り切ることです。
業務量が多すぎる時点で職場のマネジメント機能は機能していません。何かしらのしわ寄せがご自身に向かっていることが考えられます。
そのため、できるもの・重要度の高いものをこなしていただき、重要度の低いものや出来ないものは周囲に割り振ってしまい、「全て自分でこなさなければいけない」という状態を脱しましょう。
上司に相談＆定期的な報告
上司に相談してあなたの業務量を理解してもらいましょう。
上司が部下に仕事を割り振っているとは言え、完全に業務内容を把握できているわけではありません。
現状を伝え、解決案を提案してもらってください。
優先順位をつける
担当業務を洗い出し、優先順位を付けてください。その上で、優先順位の高いものから進めていきましょう。
目の前にあるものをやみくもにこなしていくよりも優先順位が高いものから対処していった方が業務が進めやすくなります。
なお、優先順位の選定は上司と相談の上で決めてください。全体を把握している上司の視点で重要度の高いものを割り振ってもらえれば業務上のトラブルを防ぐことが出来ます。
大枠で進め、都度確認
仕事が終わらない人の特徴の1つに「細部にまでこだわってしまう」という問題があります。
丁寧に細かくこだわること自体は悪いことではありませんが、その分工数が増えるので進捗が滞りやすくなります。そのため、業務の進め方としては、
- とりあえず大事な所だけ進める
- 都度上司に確認
- 上司が問題無いと言えばそのまま進める
- 問題を指摘されたらその時に細部を調整する
このように大枠で進めて都度確認を繰り返していきましょう。
人に振ることを覚える
会社は基本的にチームプレイです、自分だけですべての問題を抱え込む必要はありません。
自分が出来ること・出来ないことを切り分け、上司に相談した上で仕事を周囲へ回していきましょう。
得意な人・余裕がある人に仕事を回すことでご自身だけでなく、部署内全体で円滑に業務を進めることができるようになります。
仕事がキャパオーバーで涙がでる前に
キャパオーバーで涙が出るほど追い込まれてしまうと、精神的にも追い詰められるのでメンタルヘルスに影響が出てしまいます。
- すでにキャパオーバーの場合
- これからキャパオーバーになりそうだと思える場合
いずれの場合においても上司に相談して仕事量の配分調整をしてもらいましょう。
キャパオーバーで仕事が回らないことに悩んでいる際は以下の記事もご参考になさってください。
無理矢理にでも休む
仕事量が多すぎる時こそ、思い切って無理にでも休みを設けた方が良いです。
無理をし続けると業務効率は落ちてしまいます。そのため、時間をかけているのに進捗が進まないという事態になります。
人は集中できる時間の限界が90分といわれています。それ以上は「遣っている気になっているだけ」であり、実際はダラダラしているのと変わりありません。
一定時間作業をしたら10分で良いですから休む時間を設けてリフレッシュをしてください。仕事と休憩を交互に繰り返すことでこそ効率良く翌業務を進めることができます。
責任は会社にあると割り切る
仕事が多すぎるということは、それだけ個々人に負荷をかけ過ぎている業務体制になっているということです。
そんな状況を作ったのは会社ですから、最終的には「いまの体制を作った会社側の責任だ」と割り切ってください。その中であなたがご自身のできる範囲で活動しているわけですから、それ以上のことを言われる筋合いはありません。
割り切った結果、アレコレ言われるなら「人員の補充」「足りない分のサポート」を上司に要請しましょう。
仕事をこなせなくなる原因
仕事に慣れていない
新卒・中途問わず、職場に就いたばかりの新人であれば不慣れな面も多いので、任されている仕事の量はさほど多くなくても業務を処理するスピードが遅いことで仕事がこなせない、ということはあります。
- 先輩への質問が多すぎて業務が進まない
- そもそも周囲に相談できる環境が無い
などがその原因となります。
業務量が多い
抱えている仕事の量が過剰な人はキャパオーバーになり仕事がこなせなくなるのは当然のこと。
また、キャパオーバー状態なのに緊急の対応やミーティング、周囲からの相談などもあれば尚更に回りません。
- この人なら任せられる
- 成長してもらいたい
などと認識される人はこの状態になることが多いですが、そうは言っても個人で頑張れる範疇には限界があります。
仕事量が多すぎるとうつの原因に
仕事量が多すぎると
- 仕事のプレッシャー
- 睡眠不足
等に繋がり、これらが慢性化するとうつや適応障害などの精神疾患に繋がります。
オーバーワークで体を壊してからでは遅いですから、出来ること・出来ないことを切り分け、上司に相談の上業務量を調整してもらいましょう。
何でも引き受ける
- 真面目で頑張り屋
- 性格的に良い人
というタイプに多いですが、何でも引き受けてしまうことで結果として抱える業務量が多くなることがあります。
仕事が多すぎてパンクしてしまう前に
積極的な姿勢は悪いことではありませんが、その結果業務が滞ってしまうなら本末転倒です。
今の業務内容を棚卸していただき、自分が対応可能な範囲がどこまでか？を整理した上で業務量の配分を上司と検討してください。
人手不足
職場の人手不足により周囲に仕事を振ったり相談したりできる環境にない場合、ご自身が仕事を抱え過ぎてしまうことになることで仕事が終わらない状況になりやすいです。
- 仕事が回らないような受注の仕方
- 仕事が回らない人員体制
理由は様々ですが、問題は解決せずに業務を進めている会社側の経営方針の問題といえます。
業務の俗人化
業務の俗人化は「この仕事は○○さんにしかできない仕事」となってしまう現象を指します。
俗人化された仕事は当人でしかわからない処理の仕方になってしまうので引き継ぎも難しく、周囲に仕事を分散させることも困難、その後の仕事もご自身にのみ降りかかってきてしまうことになります。
そのため、徐々にで良いので
- 第三者にもわかるようにマニュアルをつくる
- 全てではなくとも一部だけでもほかに割り振って業務負担を減らす
などを行い、ご自身の業務負担量を下げていきましょう。
どうしても耐えられない場合
人員補充を依頼する
物理的に人的工数が不足している場合、人員補充をする他ありません。
上司や人事部に現状を相談し、新しく人員を補充してもらってください。
異動
部署異動ができる規模の会社であれば現在よりも業務負担が少ない環境に異動するという選択肢もあります。
業務負担が減る、もしくはご自身の性格に合った無理のない職場環境に異動できればし今の状況とは異なり余裕がある職場で活動することが出来るはずです。
バックレだけは避ける
仕事をこなすことが出来ず精神的に追い詰められている状況とはいえ、残念ながら日本の法律では原則としてバックレや無断欠勤は認められていません。
バックレや無断欠勤を行うと「違法行為」となり労働者に対して損害賠償請求や懲戒解雇を与えられる危険があります。中でも懲戒解雇になると以下の問題が起こります。
- 本来貰えるはずだった退職金の一部または全部不支給
- 懲戒解雇になると転職活動時に相手先に伝える義務があるので転職時にマイナスな印象を与えることになる
他にも嫌がらせや呼び戻しなどの可能性もあり、労働者側にメリットはありません。
大変な状況で気持ちもいっぱいいっぱいの中、このような提案をするのは酷だと思ってはいるのですが、バックレにはリスクが多いため辛いからといってバックレをすることだけは避けてください。
どうしても今の状況から逃げ出したい時は正直に上司に状況を伝え、配置転換や休職、退職を検討しましょう。
退職する
第六百二十七条 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
民法第627条
民法第627条により退職の自由は労働者の権利として定められており、会社にはその権利を拒否する力はありません。
どうしても業務負担がキツすぎることで会社に在職し続けるのが難しいと感じたらご自身の体を壊す前に退職しましょう。
原則として退職は社内規定に従い退職処理を進めたほうが好ましいですが、どうしても耐えられない・すぐにでも辞めたいという時は民法に従って14日で辞めても問題はありません。
仮に社内規則で「辞める1、2ヶ月前に退職申請する」などと規定があったとしても民法が優先されるので14日で退職は成立します。
（やむを得ない事由による雇用の解除）
民法第628条
第六百二十八条 当事者が雇用の期間を定めた場合であっても、やむを得ない事由があるときは、各当事者は、直ちに契約の解除をすることができる。この場合において、その事由が当事者の一方の過失によって生じたものであるときは、相手方に対して損害賠償の責任を負う。
また、場合によっては民法第628条によりやむを得ない事由と判断され、会社と労働者の双方合意による即日退職になるケースもあります。
どうしてもの際は退職代行に相談する
- 退職を自分で切り出すのは難しい
- でも、もう今の職場に耐えられないから辞めたい
という状況であれば労働組合が運営する退職代行サービスに相談して辞めてしまいましょう。
確実に退職が成立します。
退職代行はお手持ちのスマホから電話やLINE（メールでも可）か相談が可能。希望があれば相談したその日から代行業者が動き出してくれます。
代行業者が動き出した瞬間からあなたは職場に行くことも連絡する必要も無くなるので、早ければ相談した即日から会社に行かなくても良い状態になれます。
具体的には、
- 確実に退職が成立する
- 法律に則って退職処理するので法的なトラブルがない
- 自分で対応する必要が無いので退職にまつわるストレスが無い
等があり、有給消化や未払いの交渉もしてくれますので退職代行費を支払う以上の利用メリットがあります。
そのため、あなたが
- 自分から退職を切り出すのが難しい
- 切り出したとしても辞めさせてもらえない
- でも、どうしても辞めたい
という状況であれば労働組合が運営する退職代行サービスに相談して辞めてしまいましょう。
まとめ
仕事の処理が追いつかない時は焦ってしまい、無理して頑張り続けてしまいやすいものですが、そんな時こそ一度立ち止まってください。
そのまま続けていても何も状況は変わりません。
一度立ち止まり「もっと改善できることはないか？」を検討することで打開策が見えてきます。
会社には上司や同僚、後輩など多くの人がいるので、自分一人で抱え込み過ぎることなく周囲に相談し、連携をとることで問題解決にあたっていきましょう。